LA TENUTA DEI LIBRI CONTABILI E SOCIALI DOPO L’APPROVAZIONE DEL BILANCIO DI ESERCIZIO NELLE SOCIETÀ DI CAPITALI

Gli adempimenti societari che portano all’approvazione del bilancio d’esercizio necessitano di avere riscontro documentale nei libri contabili e sociali. Nei libri contabili, poiché l’approvazione sancisce, in sostanza, la chiusura dei conti dell’esercizio al 31.12 ; nei libri sociali per quanto riguarda i diversi adempimenti cui sono chiamati gli organi sociali.

I libri contabili

I libri contabili interessati dall’approvazione del bilancio sono il libro giornale e il libro degli inventari, disciplinati rispettivamente dal C. C. agli artt. 2216 e 2217.

Lo scarno articolo dedicato al libro giornale, non consente di stabilire immediatamente quale sia la data corretta per trascrivervi le operazioni di chiusura e di riapertura dei conti. Se si parte dal presupposto che quello dell’approvazione è il momento in cui si sancisce la correttezza, almeno per l’assemblea, dei saldi di bilancio, allora ciò significa che le operazioni che a quei saldi conducono – nella specie quelle di chiusura – vanno effettuate alla data di approvazione del bilancio medesimo, anche se riferite a una data precedente, cioè quella di chiusura dell’esercizio. Da ciò deriva che, con riferimento alla medesima data, dovranno essere rilevate le scritture di apertura.

Per ciò che riguarda il termine entro il quale procedere alla stampa cartacea del libro giornale (fatta salva l’applicazione delle recenti disposizioni in tema di conservazione informatica dei documenti) lo stesso viene individuato (in base alla disposizione contenuta nell’art. 7, comma 4-ter del D.L. 10-6-1994, n. 357, come modificato dall'art 3, comma 4, della legge 342 del 2000) nel termine di presentazione della dichiarazione relativa all’esercizio cui fa riferimento il libro giornale medesimo. Per esemplificare, il termine per procedere alla stampa cronologica delle operazioni relative all’esercizio chiuso al 31.12  è il 30 settembre che rappresenta il termine per l'invio dell'Unico .

Quanto alla redazione dell’inventario, da alcuni anni questa operazione non è particolarmente urgente, e ciò da quando il C. C. ha posto per la sua redazione, di fatto, il termine di tre mesi dalla scadenza per la presentazione della dichiarazione dei redditi ai fini delle imposte sui redditi. In effetti la norma, ponendo il termine di cui si è detto, non si riferisce alla sua stesura, ma piuttosto alla sua sottoscrizione, il che implica che la sua materiale redazione può avvenire anche prima.

I vari trattati di ragioneria fanno intendere che l’inventario è una descrizione molto analitica delle attività e passività dell’impresa, che si chiude con il documento di sintesi bilancio di esercizio, e ancora più stringente appare la norma fiscale, contenuta nell’art. 15 del DPR 600/73.

Peraltro, nella prassi, si riscontrano i comportamenti più diffusi che portano, in definitiva, alla redazione di inventari piuttosto sintetici, demandando ad altri supporti contabili l’analisi delle diverse poste. È il caso, ad esempio, dei partitari clienti e fornitori, quanto a crediti e debiti, o del registro dei beni ammortizzabili per quanto riguarda i beni strumentali. Particolare attenzione va posta al magazzino, di certo in quelle situazioni in cui non è obbligatoria la tenuta di una specifica contabilità, anche per i negativi riflessi accertativi che può avere la mancanza di una distinta delle rimanenze.

Una questione che spesso si pone in relazione alle modalità di redazione dell’inventario, in particolare con riferimento alla sua chiusura con il bilancio di esercizio, è se su questo libro contabile debba o no essere trascritta anche la nota integrativa. Va detto che il co. 2 dell’art. 2217 del C. C. che, tra l’altro, contiene un’originaria imprecisa formulazione della disposizione – trascrizione sul libro degli inventari del bilancio con il conto dei profitti e delle perdite – risale a un’epoca in cui il bilancio non comprendeva anche la nota integrativa. Ferma restando tale disposizione, ma essendosi modificata la struttura del bilancio, arricchitasi di tale documento appunto, è da ritenere che sia del tutto corretto trascrivere sul libro degli inventari anche la nota integrativa, adempimento che, grazie alla totale diffusione degli strumenti informatici, richiede solo un po’ più di tempo e certamente mette al riparo da possibili contestazioni riguardo a una non corretta tenuta delle scritture contabili.

Di seguito si indicano in sintesi le scadenze per l'aggiornamento dei libri contabili:

• Libro giornale: Rilevazione delle scritture di chiusura e apertura  entro la data della delibera assembleare di approvazione del bilancio di esercizio
• Libro inventari: Trascrizione analitica di attività e passività e del bilancio di esercizio; Entro tre mesi dalla scadenza del termine per l’invio delle dichiarazioni dei redditi

I libri sociali

I libri sociali sono interessati dalle deliberazioni assunte dagli organi sociali che variamente partecipano alla procedura di formazione del bilancio, vale a dire l’organo amministrativo e l’organo assembleare o, comunque, i soci, anche se qui pensiamo, in ogni caso, a deliberazioni assunte in modo tradizionale, vale a dire, con riferimento alle S.r.l., non in applicazione delle procedure a distanza.

Nel corpo delle disposizioni in materia di amministrazione, sia per le S.p.a. che per le S.r.l., non compare una norma che esplicitamente imponga la redazione di un verbale e la sua trascrizione sull’apposito libro. Tuttavia, la previsione di un apposito libro dell’organo amministrativo, contenuta nel n. 4 del co. 1 dell’art. 2421 c.c., porta, volendo essere concreti, al superamento di tale discussione, peraltro da ritenersi superata in radice se non altro per motivi di opportunità e praticità. Altra indicazione che manca è pure il termine entro cui deve essere trascritta la verbalizzazione. Tenendo conto che, in alcune circostanze specifiche, il c.c. invita ad eseguire le trascrizioni senza indugio, è opportuno provvedere all’adempimento con ragionevole celerità.

Da tali regole si possono desumere alcuni suggerimenti per operare la trascrizione del verbale del C.d.A. con il quale è stato approvato il progetto di bilancio, che risente di date ben precise che dipendono, in primo luogo, dalla data in cui è convocata l’assemblea di approvazione del bilancio e, in secondo luogo, dal fatto che sia o no presente l’organo di controllo.

In assenza di organo di controllo, considerando che l’art. 2429 co. 3 c.c. richiede che il progetto di bilancio resti depositato presso la sede sociale nei quindici giorni che precedono l’assemblea, è da ritenersi che la data della delibera del C.d.A. che lo approva debba collocarsi almeno al sedicesimo giorno precedente.

Tutto si anticipa in caso di presenza del collegio sindacale, atteso che gli amministratori devono trasmettere il progetto di bilancio ai sindaci almeno trenta giorni prima di quello fissato per l’assemblea. Tutto si trasla in avanti qualora il C.d.A. abbia deliberato di fruire del termine lungo per convocare l’assemblea di bilancio. Nel caso in cui l’assemblea sia stata convocata per il 30 aprile (era domenica, ma non poche assemblee si sono tenute proprio quel giorno)  la scansione temporale degli eventi è la seguente:

• senza collegio sindacale: Approvazione progetto di bilancio almeno 16 giorni prima; Deposito bilancio presso sede sociale: almeno 15 giorni prima;
• con collegio sindacale: approvazione progetto di bilancio: almeno 31 giorni prima consegna bilancio a collegio sindacale: almeno 30 giorni prima e deposito bilancio presso sede sociale: almeno 15 giorni prima.

Anche se non tutti concordano con la seguente conclusione, si ritiene del tutto opportuno istituire, quando ad amministrare sia un amministratore unico, un libro delle sue determinazioni (si ritiene da vidimarsi al pari degli altri libri sociali previsti dall’art. 2421 c.c.), nel quale trascrivere almeno gli atti di amministrazione più importanti, tra cui la proposta della bozza di bilancio.

Le norme in materia di assemblea sono chiare nell’imporre, direttamente per le S.p.a. e indirettamente per le S.r.l., la redazione del verbale dell’assemblea. Nella S. p. a., tra l’altro, il co. 3 dell’art. 2375 c.c. invita alla sua redazione “senza ritardo”, anche se questo sembra da riconnettersi agli obblighi di deposito o pubblicazione, ma da ritenere precetto valido in generale. Nelle S.r.l. non compare una norma analoga, ma anche in questo caso è ragionevole adottare una certa tempestività.
È opportuno sottolineare che le norme che dettano il contenuto del verbale, in modo più o meno incisivo richiedono che si proceda all’identificazione dei presenti (v. art. 2375 co. 1 c.c. per le S. p.a. e art. 2479–bis co. 4 per le S.r.l.). Un aiuto per adempiere rapidamente all’accertamento dell’identità degli intervenuti può venire dalla compilazione di un foglio presenze all’assemblea riferito ai soci, agli amministratori e ai sindaci, nel quale si indicano le generalità del partecipante, se è presente in proprio o per delega, la quantità di capitale portato e di voti che può esprimere, là dove non vi sia proporzionalità tra i predetti due termini.